Vierdaagse werkweek: minder vergaderingen, betere kwaliteit

Volgens de wetenschappelijke experts van Comet is het noodzakelijk om tijd en middelen op de werkplek te optimaliseren om de prestaties van werknemers te verbeteren. De mogelijkheid om de werkweek te veranderen door de beschikbare werktijd te verminderen roept belangrijke vragen op zoals het belang van prestaties en hoe we met minder tijd de productiviteit kunnen maximaliseren. De hoeveelheid tijd en energie die we aan elke activiteit besteden zal van veel grotere waarde zijn, vooral tijdens teamvergaderingen. COMET, de start-up die zich specialiseert in het verbeteren van de productiviteit van vergaderingen, pleit voor een "less is more"-benadering en ondersteunt bedrijven die tijd willen investeren in het ontwerpen van hoogwaardige samenwerkingsvergaderingen, maar dan in minder grote aantallen.

Om de werkelijke behoefte aan deze verandering te analyseren, voerde het bedrijf in 2022 een onderzoek uit waaruit bleek dat 69% van de Spanjaarden van mening is dat ze regelmatig worden geconfronteerd met "zinloze" vergaderingen en dat meer dan een op de twee werknemers vergaderingen bijwoont "zonder precies te weten waarom ze daar zijn".

Volgens CEO Victor Carreau van Comet: "Wij geloven dat vergaderingen een aanzienlijke toegevoegde waarde kunnen genereren als er serieus over wordt nagedacht. We geloven zelfs dat hoogwaardige bijeenkomsten communicatie, samenwerking, loyaliteit en strategische kwesties kunnen ontsluiten. We pleiten echter voor een 'less is more'-houding en ondersteunen bedrijven die tijd willen investeren in het ontwerpen van een paar samenwerkende, maar kwalitatief goede bijeenkomsten met hun stakeholders."

COMET beveelt vijf belangrijke dimensies aan voor succesvolle vergaderingen:

1. Geschikte mensen: In plaats van veel of weinig deelnemers, moeten de juiste mensen worden uitgenodigd om de effectiviteit van de vergadering te garanderen.
2. Geschikte locatie : Als de vergadering langer dan 30 minuten duurt, is het belangrijk dat ze plaatsvindt op een comfortabele locatie. Natuurlijk licht en een aangename omgeving kunnen de inhoud van de vergadering versterken.
3. Passende service: Het is essentieel om de nodige apparatuur en diensten te hebben om onnodig tijdverlies te voorkomen. Alles moet beschikbaar zijn op de vergaderlocatie en gemakkelijk te gebruiken.
4. Relevante inhoud : De manier waarop een vergadering gestructureerd, georganiseerd en geleid wordt is cruciaal. Er kunnen technieken worden geleerd om deze aspecten te verbeteren en effectievere resultaten te behalen.
5. Passende mentaliteit : Je kunt niet verwachten dat een groep creatief is als de leden elkaar niet goed kennen, noch kun je verwachten dat ze efficiënt zijn als je verwacht dat ze belangrijke beslissingen nemen nadat ze gegeten hebben. Het is belangrijk om een omgeving te creëren die productiviteit bevordert.

Kortom, de mogelijkheid om minder vergaderingen te houden betekent betere vergaderingen houden en onze vergadercultuur heroverwegen door de manier waarop we werken te herbouwen en een productievere en evenwichtigere werkomgeving te bevorderen die, als het goed wordt gedaan, een aanzienlijke impact zal hebben op de effectiviteit, de betrokkenheid, de werktevredenheid en het welzijn van onze werknemers.

‍