.jpg)
Of u nu een beginneling bent of al meer dan honderd vergaderingen hebt georganiseerd, het is altijd de moeite waard om het proces te herzien. Wat zijn de belangrijkste stappen bij het organiseren van een vergadering? Hoe bereid je een vergadering voor en hoe voer je die uit? Hoe verloopt een zakelijke bijeenkomst? Wat is het geheim van een succesvolle vergadering? Comet Meetings kan helpen.
De doelstellingen variëren naar gelang van het soort evenement dat u organiseert.
Bepaal van tevoren uw verwachtingen:
Door het doel van de vergadering te verduidelijken alvorens ze te plannen, kunt u de relevantie ervan bevestigen en de organisatie ervan optimaliseren. U zult de waarde van de vergadering verhogen omdat elke deelnemer zich kan concentreren op dedoel van de bijeenkomst en de vergadering wordt zinvoller.
Het beheren van meerdere activiteiten en doelstellingen is een van de belangrijkste redenen voor een gebrek aan productiviteit. Wanneer u uw vergadering organiseert, zorg er dan voor dat deze slechts één centraal onderwerp behandelt waarop uw deelnemers zich kunnen concentreren. Wij stellen voor dat u onze De Comethod" gids die 60 tips geeft om uw vergaderingen te redden.
Als u verschillende onderwerpen behandelt, zorg er dan voor dat de zalen en hun indeling deze doelstellingen weerspiegelen, d.w.z. zalen voor workshops, meer informele ruimten, meer vertrouwelijke ruimten voor ruggespraak, eiland- of theaterruimten.
Opdat uw vergadering doeltreffend zou zijn en vooral niet als tijdverspilling zou worden beschouwd door de deelnemers, is het belangrijk de uitgenodigde personen doelgericht te benaderen. Afhankelijk van het doel van uw vergadering en de opzet van de vergadering, kunt u meer of minder mensen uitnodigen. Soms is het beter een kleine groep uit te nodigen om actieve deelname te stimuleren. Als u te veel mensen probeert uit te nodigen, kunnen uw werknemers zich nutteloos voelen en daarom niet deelnemen aan uw besprekingen.
Ongeacht het soort vergadering dat u plant, is het belangrijk het aantal deelnemers te kunnen schatten en dus aan elke genodigde te vragen of hij al dan niet zal deelnemen. De groepsdynamiek is niet dezelfde in een vergadering van 10 mensen als in een vergadering van 50. De besprekingen zullen waarschijnlijk ook verschillen naar gelang van de aanwezigheid van een bepaald teamlid. Indien een gast niet aanwezig is, kan een deel van de vergadering ook worden ingekort, of omgekeerd, uitgebreid.
Bij het plannen van uw vergadering moet u zich een belangrijke vraag stellen: vereist dit moment van uitwisseling de fysieke aanwezigheid van uw deelnemers of kan het ook op afstand gebeuren?
Tegenwoordig zijn online vergaderingen heel gewoon. Zij bieden verschillende deelnemers de mogelijkheid elkaar zonder beperkingen te ontmoeten, omdat er niet voor hoeft te worden gereisd. Het is een praktische oplossing wanneer een persoonlijke ontmoeting niet nodig is. Het organiseren van een online vergadering kan ook praktisch zijn wanneer uw gebouwen niet toelaten dat de deelnemers in goede omstandigheden vergaderen.
Voor sommige vergaderingen kan het nog interessant zijn om samen te komen. Als uw kantoren geen plaats bieden aan uw deelnemers, kunt u ook een zaal huren voor een paar uur, een dag of meer. Het is belangrijk dat de locatie die u kiest overeenstemt met de filosofie van uw bedrijf en de ambitie van uw bijeenkomst. Waarom kiezen voor een sobere, donkere ruimte als uw bedrijf innovatief is en groeit? Kies een omgeving die past bij uw ambities! Comet Meetings biedt u nu 5 ontmoetingsplaatsen in Parijs en 1 locatie in Brussel met zijn 29 vergaderzalenWij bieden een breed scala aan vergaderzalen, die allemaal zijn aangepast aan de nieuwe manieren van werken.
Microsoft Teams is een veelgebruikt instrument geworden in de werkomgeving om een directe verbinding tot stand te brengen tussen de verschillende mensen in een werkgroep. U kunt onder andere chatten, verschillende soorten bestanden verzenden of vergaderingen plannen, waar we het nu over gaan hebben en wat wij buitengewoon interessant vinden.
Om een vergadering in Teams te maken, heb je verschillende opties.
U kunt:
Een doodle is erg handig om evenementen voor te stellen aan groepen: deelnemers kunnen aangeven of ze een evenement willen bijwonen of niet, verschillende opties voorstellen, enz. Als u bijvoorbeeld een teamvergadering wilt organiseren, kunt u een doodle maken met verschillende data: medewerkers stemmen op de dagen waarop ze aanwezig kunnen zijn en op die manier kunt u gemakkelijk bepalen wat de beste dag is om bijeen te komen. Zodra u de doodle hebt gemaakt, kunt u de link naar de deelnemers sturen zodat zij kunnen stemmen. Om een doodle te maken, hoef je alleen maar ga via deze link. Het maken van een doodle is gratis.
Het is tijd om een einde te maken aan tijdrovende, doelloze vergaderingen die een toch al drukke dag nog langer maken. Daartoe is het van belang de aandacht te richten op drie belangrijke punten:
Het kiezen van een datum voor een vergadering is nooit gemakkelijk. Als organisator, moet je je comfortabel voelen met de datum. Als u een datum vaststelt die te dichtbij is, bent u misschien niet op tijd klaar en kunt u angstig worden. Als u een datum te ver in de toekomst vaststelt, loopt u het risico dat u dingen uitstelt en niet zo effectief bent.
Het tijdstip is ook belangrijk. Als het goed gekozen is, helpt het u om de aandacht en concentratie van de uitgenodigde werknemers te maximaliseren. Dus wanneer moet u uw vergadering plannen? Er zijn een aantal redenen waarom u vergaderingen na de lunch of aan het eind van de dag beter kunt vermijden. Na de lunch is er soms een daling van de concentratie als gevolg van de verteringsfase. Aan het eind van de dag zullen uw deelnemers zich eerder zorgen maken over het op tijd verlaten van de werkplek dan over het binnenkomen bij de vergadering om de discussie op gang te brengen.
De lengte van de vergadering zal ook een grote invloed hebben op de participatie van uw publiek. Een te lange vergadering is een probleem omdat de deelnemers hun belangstelling verliezen. Anderzijds kan een te korte vergadering ondoeltreffend zijn: de facilitatoren kunnen zich opgejaagd voelen, te snel spreken en zich door hun presentatie haasten. Een format van een uur wordt over het algemeen aanbevolen, afhankelijk van uw agenda natuurlijk. Als u voor een langer formaat wilt gaan, denk er dan aan pauzes in te lassen.
Voor elke doeltreffende vergadering is geschikt communicatiemateriaal nodig. De eenvoudigste en meest toegankelijke is de diavoorstelling - een Power Point of Google Slides presentatie. Om de aandacht van uw deelnemers te trekken, moet u ervoor zorgen dat de dia's helder en luchtig zijn. Als het soort bedrijf waarvoor u werkt het toelaat, aarzel dan niet om een paar vleugjes humor in te lassen, want dit zal de deelnemers helpen om in een goede stemming te reageren en informatie door te geven.
Als u ervoor kiest uw vergadering in een zaal te houden, test de computerapparatuur dan van tevoren en wacht niet tot het laatste moment. Het nadeel van technologie is dat vaak niemand weet hoe ze te gebruiken. Om op de dag zelf frustraties en onaangename verrassingen te voorkomen, moet u tijdens de organisatie van uw vergadering de tijd nemen om de apparatuur te testen of te kiezen voor intuïtieve, toegankelijke en eenvoudige oplossingen. Dit bespaart veel tijd en zal al uw deelnemers plezieren. Wij nodigen u ook uit ons artikel te lezen over De rol van technologie in een seminarieruimte.
De omgeving, de beschikbare ruimte, het materiaal en de hulpmiddelen zijn allemaal elementen waarmee rekening moet worden gehouden bij de organisatie van uw bijeenkomst. Er is niets erger op een seminariedag dan ongemakkelijke stoelen. Vermijd deze klassieke valkuil door locaties te kiezen met zorgvuldig geselecteerde, geschikte apparatuur. Als uw lokalen uw deelnemers niet in de beste omstandigheden kunnen ontvangen, kunt u een vergaderzaal huren. U kunt ons artikel lezen over het kiezen en huren van een vergaderzaal. de rol van zitplaatsen in een seminar.
Nu u de vorm van uw vergadering hebt bepaald en de keuze hebt gemaakt tussen een face-to-face vergadering en een online vergadering, is het belangrijk om naar het proces te kijken. Je kunt je werknemers niet uitnodigen om je bedrijfsevenement vergadering zonder de tijd te nemen om het goed te organiseren. Om dit te doen, is het belangrijk om naar de agenda te kijken. Welke informatie moet worden meegedeeld? Wat zijn je prioriteiten? Moeten al uw mededelingen in deze vergadering worden doorgegeven? Wie is verantwoordelijk voor de aankondiging ervan?
Idealiter kondigt u de agenda aan het begin van uw vergadering aan, bijvoorbeeld met een samenvatting in uw presentatie. Om de vergadering vlot te laten verlopen en ervoor te zorgen dat u zich aan de vastgestelde tijd kunt houden, moet u de mensen herinneren aan de werkingsregels. Leg de deelnemers bijvoorbeeld uit of ze vragen mogen stellen of dat ze moeten wachten tot het einde van de presentatie. In een online vergadering kunt u bijvoorbeeld aangeven dat u een schriftelijke chat wilt gebruiken in plaats van mondeling te spreken, als u dat uitkomt. Het spreken van uw verschillende deelnemers kan u snel ophouden, dus is het belangrijk uw publiek duidelijk te maken wanneer zij aan de discussie kunnen deelnemen. U kunt ook een rondetafelgesprek organiseren aan het eind van uw presentatie.
De doeltreffendheid van een vergadering vereist altijd tijd voor de voorbereiding. Of u de vergadering nu alleen leidt of met meerdere mensen, het is belangrijk een paar keer te repeteren of op zijn minst elke spreker een precieze spreektijd te geven. Als bekend is hoeveel tijd elke spreker krijgt, kan elke "facilitator" zijn of haar eigen dia's maken of zijn of haar toespraak organiseren.
Zorg ervoor dat u het spreektempo hoog houdt door iedere deelnemer aan het woord te laten. Tijdens een vergadering is het soms een goed idee dat een organiserend lid de klok in de gaten houdt om een spreker te waarschuwen die over zijn tijd heen gaat.
Vergaderingen zijn een goed moment voor groepsreflectie, maar vaak hebben de partners niet de gelegenheid om elkaar informeel te ontmoeten. Het is aan u om uw deelnemers de gelegenheid te geven elkaar op een andere manier te ontmoeten, bijvoorbeeld door de pauzetijden te verlengen. Deze kleine gebaren zullen de samenhang van het team bevorderen en de resultaten van deze intensieve dagen kunnen alleen maar beter zijn.
Als u meerdere vergaderingen achter elkaar hebt, zoals een eendaags seminar, zullen uw deelnemers het op prijs stellen als u denkt aan het organiseren van een lunchpauze. Aarzel niet om een cocktailparty aan het eind van de dag of een na het werk.
De diëten van vandaag zijn divers en de een nog complexer dan de ander. Het zou jammer zijn als een van uw deelnemers geen lunch zou krijgen omdat hij/zij glutenintolerant is, allergisch voor pinda's of geen vlees eet! Om een dergelijk incident te voorkomen, moet u bij de organisatie van een bijeenkomst bij uw deelnemers nagaan wat hun dieetwensen zijn en wat de samenstelling is van de maaltijden in uw gastruimte, als u een zaal hebt gehuurd. Geef de voorkeur aan lichte gerechten, rijk aan voedingsstoffen die essentieel zijn voor de concentratie, zodat uw collega's hun dag in optimale omstandigheden kunnen hervatten.
Of u nu voor een online- of een persoonlijke vergadering hebt gekozen, het is belangrijk dat u een verslag van uw besprekingen bijhoudt. Er zijn verschillende dingen die u kunt doen om dit te doen:
Aarzel niet om uw verslag te delen met de aanwezige leden, maar ook met alle afwezigen, die om uiteenlopende redenen niet aan uw uitwisselingen konden deelnemen.
Het organiseren van een vergadering is niet zo eenvoudig als je zou denken, maar door een paar goede praktijken toe te passen, kan het snel doeltreffender worden. Sommige teamvergaderingen of professionele bijeenkomsten kunnen de moeite waard zijn als ze buiten de gebruikelijke plaatsen worden georganiseerd. Een voorbeeld is een bedrijfsseminar, dat gedurende één of meer dagen kan worden georganiseerd.
De kantoren van uw bedrijf zijn soms niet geschikt om het publiek te ontvangen. Daarom kan het nuttig zijn om voor uw volgende vergadering een aparte ruimte te huren. Bij Comet Meetings bieden wij verschillende pakketten aan om aan uw behoeften te voldoen. Wij kunnen u helpen bij het kiezen van uw vergaderruimte, maar wij kunnen u ook workshops of ontmoetingsplaats of seminar Wij kunnen u ook workshops of nieuwe ervaringen aanbieden die het welzijn en de concentratie van uw deelnemers zullen bevorderen. U kunt onze teambuilding aanbieding om meer te weten te komen.
Bij Comet Meetings geloven we in de collectieve intelligentie die in vergaderingen naar voren komt, en in het feit dat 1+1=3. Wij bieden aan om u te helpen uw vergadering te structureren en te vergemakkelijken door een deskundige in te schakelen. Wij bieden u diverse hulpmiddelen en oplossingen op maat. Om ze te ontdekken, nodigen wij u uit om zie onze speciale pagina.
-
U hebt uw bijeenkomst met succes georganiseerd als u kunt vaststellen dat van het begin tot het einde van de seminariedag rekening is gehouden met de verwachtingen van uw deelnemers. Laat uw gasten niet met een wrange smaak vertrekken: door tot in de details over hun ervaring na te denken, kunt u hen een onvergetelijke dag bezorgen.
